Ratgeber

Due-Diligence-Checkliste für den Kauf kleiner und mittelständischer Unternehmen

Wer ein kleines Unternehmen kaufen möchte, steht vor einem Berg von Unterlagen. Diese Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Dokumente frühzeitig zu identifizieren – und zu verstehen, warum sie für Ihre Kaufentscheidung relevant sind.

So nutzen Sie diese Checkliste

  1. Gehen Sie die Kategorien Schritt für Schritt durch.
  2. Fordern Sie beim Verkäufer oder Berater die fehlenden Unterlagen an.
  3. Markieren Sie, was vorliegt – und notieren Sie offene Fragen.
  4. Lassen Sie die gesammelten Unterlagen strukturiert prüfen, bevor Sie teure Experten beauftragen.

Die Checkliste

Jedes Dokument wird kurz erklärt: Was es zeigt und warum es für Ihre Entscheidung wichtig ist.

Finanzen & Buchhaltung

Jahresabschlüsse der letzten 3–5 Jahre

Zahlen sind die Grundlage jeder Kaufentscheidung. Sie zeigen Ertragskraft, Kapitalstruktur und Entwicklungstrends. Fehlende oder widersprüchliche Zahlen sind ein frühes Warnsignal.

BWA (betriebswirtschaftliche Auswertungen)

Monatliche Auswertungen zeigen Saisonalität, kurzfristige Schwankungen und ob die Geschäftsführung über aktuelle Zahlen Bescheid weiß.

Summen- und Saldenlisten (SuSa)

Die SuSa zeigt alle Kontenbewegungen im Detail. Sie helfen, Einzelposten zu verstehen, die im Jahresabschluss aggregiert erscheinen.

Steuerbescheide & USt-Voranmeldungen

Offene Steuerschulden, Betriebsprüfungen oder vereinbarte Stundungen müssen vor dem Kauf bekannt sein.

Darlehensverträge & Finanzierungsunterlagen

Bestehende Kredite, Sicherheiten und Bürgschaften gehen oft mit über. Die Konditionen und Restlaufzeiten beeinflussen die Cashflow-Planung.

Kontoauszüge der Geschäftskonten

Kontoauszüge ergänzen die Buchhaltung und zeigen tatsächliche Zahlungsströme, Rücklagen und ungewöhnliche Bewegungen.

Verträge & Rechtliches

Gesellschaftsvertrag / Satzung

Bei einem Share Deal sind die Gesellschaftsstruktur, Übertragungsbeschränkungen und Vorkaufsrechte zentral.

Miet- und Pachtverträge

Standortbindung, Restlaufzeiten, Sonderkündigungsrechte und Indexklauseln können das Geschäftsmodell maßgeblich beeinflussen.

Arbeitsverträge der Schlüsselpersonen

Kündigungsfristen, Sonderzusagen, variable Vergütungen und betriebliche Altersversorgung wirken sich auf den Personalaufwand aus.

Kundenverträge

Laufende Rahmenverträge, Mindestabnahmen und automatische Verlängerungen bestimmen die Planungssicherheit der Umsätze.

Lieferantenverträge

Exklusivitäten, Mindestbestellmengen, Preisbindungen und Kündigungsfristen beeinflussen Flexibilität und Kostenstruktur.

Lizenz-, Franchise- oder Kooperationsverträge

Diese Verträge können essenzielle Rechte oder Verpflichtungen enthalten, die bei einem Eigentümerwechsel neu verhandelt werden müssen.

Kunden, Umsatz & Markt

Kunden- und Umsatzlisten

Top-Kunden, Kundenkonzentration und wiederkehrende vs. einmalige Umsätze zeigen die Stabilität des Geschäftsmodells.

Auftragsbestand / Pipeline

Ein solider Auftragsbestand reduziert das Einnahmerisiko in den ersten Monaten nach der Übernahme.

Preislisten und Kalkulationsunterlagen

Sie zeigen, ob Margen stabil sind und ob das Preismodell nachvollziehbar strukturiert ist.

Personal & Organisation

Personalstruktur & Organigramm

Wer sind die Schlüsselpersonen? Wie tief ist das Wissen in der Organisation verankert?

Arbeitsverträge & Gehaltslisten

Lohnkosten sind oft der größte Kostenblock. Versteckte Zuschlagen, Urlaubsansprüche und Sonderregelungen müssen aufgedeckt werden.

Dokumentation & Wissensmanagement

Wie stark hängt das Unternehmen an der aktuellen Geschäftsführung? Gibt es dokumentierte Prozesse und Abläufe?

Vermögen & Infrastruktur

Anlagenverzeichnis

Maschinen, Fahrzeuge, IT-Ausstattung – Alter, Zustand, offene Investitionsbedarfe und Leasingverhältnisse müssen klar sein.

Versicherungspolicen

Welche Risiken sind abgedeckt? Gibt es offene Schadensfälle oder Unterversicherungen?

IT-Systeme & Softwarelizenzen

Besonders bei digitalen Geschäftsmodellen sind die technische Infrastruktur und deren Kosten entscheidend.

Haftung & Sonstiges

Gewährleistungen & Garantien

Noch laufende Gewährleistungen oder Kulanzverpflichtungen können zu Rückstellungsbedarf führen.

Rechtsstreitigkeiten & drohende Verfahren

Laufende oder angedrohte Prozesse, Mahnverfahren oder behördliche Prüfungen sollten vor dem Kauf offengelegt werden.

Umwelterklärungen & behördliche Genehmigungen

Bei produzierenden Betrieben sind Umweltgenehmigungen und Prüfprotokolle zentral für die Zukunftsfähigkeit.

Was passiert nach der Sammlung?

Eine vollständige Checkliste ist der erste Schritt. Der zweite ist die strukturierte Prüfung: Sind die Zahlen plausibel? Fehlen wichtige Verträge? Gibt es Risiken, die im ersten Moment nicht offensichtlich sind?

Genau dafür ist die Firmenkauf-Prüfung Basic gedacht. Wir sichten Ihre gesammelten Unterlagen, ordnen sie nach klaren Modulen ein und liefern Ihnen einen verständlichen Report mit Risikohinweisen, fehlenden Informationen und konkreten Fragen für Verkäufer, Steuerberater, Anwalt und Bank.

Häufige Fragen zur Checkliste

Was ist bei einem Unternehmenskauf zu beachten?

Achten Sie vor allem auf vier Bereiche: die finanzielle Lage (Jahresabschlüsse, BWA, Kontoauszüge), die vertraglichen Bindungen (Mietverträge, Kundenverträge, Lieferantenverträge), die Qualität des Kundenstamms und des Auftragsbestands, sowie die Haftungsrisiken (Gewährleistungen, Rechtsstreitigkeiten). Unsere Finanz-Checkliste, Vertragsübersicht und Haftungssektion zeigen Ihnen, welche Unterlagen Sie dafür benötigen.

Welche Unterlagen brauche ich für eine Due Diligence?

Für eine sinnvolle Due Diligence benötigen Sie Buchhaltungsunterlagen (Jahresabschlüsse, BWA, SuSa), Verträge (Gesellschaftsvertrag, Miet-, Arbeits- und Kundenverträge), Informationen zu Kunden und Umsatz, Personalakten, Vermögensgegenstände sowie Hinweise zu Haftungsrisiken. Die vollständige Übersicht finden Sie in unserer Finanz-, Vertrags- und Vermögenscheckliste.

Was ist eine Due-Diligence-Checkliste und warum brauche ich sie?

Eine Due-Diligence-Checkliste ist eine strukturierte Sammlung aller Dokumente und Informationen, die Sie vor einem Unternehmenskauf einholen sollten. Sie schützt Sie vor Überraschungen, hilft beim Verhandeln des Kaufpreises und ist die Grundlage für jede professionelle Prüfung. Starten Sie mit unseren Kategorien Finanzen, Verträge und Kunden & Markt.

Welche Finanzunterlagen sollte ich vor dem Kauf prüfen?

Die wichtigsten Finanzunterlagen sind Jahresabschlüsse der letzten 3–5 Jahre, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Summen- und Saldenlisten (SuSa), Steuerbescheide, Darlehensverträge und Kontoauszüge. Sie zeigen die wirtschaftliche Substanz, Cashflows und verborgene Risiken. Alle Dokumente finden Sie in der Finanz-Checkliste.

Welche Verträge sind beim Kauf eines Unternehmens wichtig?

Besonders wichtig sind der Gesellschaftsvertrag, Miet- und Pachtverträge, Arbeitsverträge der Schlüsselpersonen, Kunden- und Lieferantenverträge sowie Lizenz- oder Kooperationsverträge. Sie zeigen, welche Rechte und Pflichten auf Sie übergehen. Die detaillierte Übersicht steht in der Vertrags-Checkliste.

Was muss ich beim Personal beachten, wenn ich ein Unternehmen übernehme?

Prüfen Sie Personalstruktur und Organigramm, alle Arbeitsverträge inklusive Kündigungsfristen und Sonderzusagen, sowie die Dokumentation der Geschäftsprozesse. So erkennen Sie früh, ob das Unternehmen von Einzelpersonen abhängig ist. Mehr dazu in der Personal-Checkliste.

Wie erkenne ich Risiken beim Unternehmenskauf?

Risiken erkennen Sie durch gezielte Prüfung von Gewährleistungen, Garantien, laufenden oder drohenden Rechtsstreitigkeiten, Umweltgenehmigungen und offenen Steuerbescheiden. Unsere Haftungssektion sowie die Finanz-Checkliste zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Müssen alle Unterlagen vorliegen, bevor ich eine Kaufprüfung beauftrage?

Nein. Gerade ein unvollständiger Datenraum lässt sich strukturieren. Fehlende Unterlagen werden im Report klar benannt, sodass Sie gezielt nachfordern können.

Was ist der Unterschied zwischen dieser Checkliste und einer Due Diligence?

Diese Checkliste hilft Ihnen, die richtigen Unterlagen zu sammeln. Eine Due Diligence ist die anschließende Prüfung dieser Unterlagen durch Fachexperten. Die Firmenkauf-Prüfung Basic bietet eine strukturierte Ersteinschätzung dazwischen.

Für welche Unternehmensgrößen ist die Checkliste geeignet?

Sie ist auf kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland ausgerichtet – typischerweise mit einem Umsatz im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Millionenbereich.

Gilt das für Asset Deals und Share Deals?

Ja. Bei einem Share Deal sind Gesellschaftsunterlagen und Gesellschafterstrukturen besonders wichtig. Beim Asset Deal stehen die zu übernehmenden Vermögensgegenstände und Verträge im Vordergrund.

Welches Darlehen eignet sich für einen Unternehmenskauf?

Für den Mittelstand kommen meist klassische Bankdarlehen in Kombination mit KfW-Förderkrediten (z. B. ERP-Gründerkredit – Universell) infrage. Entscheidend sind die Cashflow-Tragfähigkeit des Zielunternehmens und werthaltige Sicherheiten. Unsere Finanz-Checkliste zeigt, welche Unterlagen die Bank sehen will – die Kaufprüfung ersetzt keine Finanzierungsberatung.

Welches Konto brauche ich für einen Unternehmenskauf?

Bei einem Asset Deal läuft der Kaufpreis in der Regel über Ihr privates oder ein separates Erwerbskonto; beim Share Deal wird er oft treuhänderisch über ein Anderkonto (Notar oder Anwalt) abgewickelt. Klären Sie das frühzeitig mit Bank, Notar und Steuerberater.